¿Qué es?
La Facturación Electrónica surge, esencialmente, como un factor de simplificación y automatización de los procesos empresariales entre compañías, en lo que respecta a la transmisión y contabilización de facturas, así como a la mejora de los plazos de pago, con los consiguientes ahorros y reducción de costes asociados.
La Facturación Electrónica debe formar parte integrante de la estrategia de transformación digital de las empresas, en los distintos segmentos en los que operen: B2B, B2G o B2C. Más allá de los evidentes ahorros de procesos y de la mejora en las relaciones entre proveedores y compradores, con la tecnología disponible hoy en día, no resulta aceptable seguir utilizando el papel para la facturación de las empresas.
En la práctica, esta transmisión de datos, denominada EDI (Intercambio Electrónico de Datos), permite que el proveedor envíe una factura a través de su sistema informático de facturación, y que esta sea integrada automáticamente en el sistema informático receptor (del cliente) como una compra.
Marco Legal
La Orden nº 289/2019, de 5 de septiembre, establece el modelo de datos semánticos propuesto para la Norma Portuguesa (CIUS-PT), así como la lista de sintaxis que deben respetarse en la comunicación de los documentos de facturación electrónica.
Por lo tanto, ya no se considerará factura electrónica (por no cumplir con las normas europeas) el envío de una factura en formato PDF por correo electrónico.
Adicionalmente, los siguientes documentos tampoco se considerarán facturas electrónicas, inicialmente en el contexto de los contratos públicos, y posteriormente también en el ámbito privado:
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Facturas no estructuradas (por ejemplo, en formatos PDF o Word),
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Imágenes de facturas (ej.: jpg, tiff, etc.),
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Facturas no estructuradas en HTML (página web o correo electrónico),
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OCR – Reconocimiento Óptico de Caracteres (digitalización de facturas en papel).
Facturación Electrónica en la Administración Pública
Con la publicación del Decreto-Ley nº 123/2018, de 28 de diciembre (modificado por el Decreto-Ley nº 14-A/2020, de 7 de abril), que define el modelo de gobernanza para la implementación de la facturación electrónica en los contratos públicos y que constituye la primera modificación del Decreto-Ley nº 111-B/2017, de 31 de agosto, se establece un nuevo calendario de adopción en función del tamaño y naturaleza de las Entidades Públicas y Operadores Económicos que deben integrarse en el nuevo sistema de facturación.
Se aplica a las grandes empresas a partir del 1 de enero de 2021, siendo la fecha límite para las pequeñas, medianas y microempresas el 1 de julio de 2022.
Es obligatoria la adopción de la facturación electrónica por parte de los proveedores de entidades públicas en el marco de contratos públicos.
Las empresas deberán adaptar sus sistemas de facturación para emitir facturas electrónicas a cualquier entidad pública antes de la fecha límite estipulada por la ley, de acuerdo con el tamaño y volumen de facturación de la empresa.
1 Junho 2022
